1. Identificación del Responsable

• Razón social: RAZÓN SOCIAL
• NIT / Documento: NIT / CÉDULA
• Dirección: DIRECCIÓN FÍSICA, CIUDAD, Colombia
• Correo electrónico: CORREO DE CONTACTO
• Teléfono: TELÉFONO
• Sitio web: DOMINIO DEFINITIVO

2. Datos personales que se recopilan

Klave recopila los siguientes datos para prestar el servicio:

• Cuenta del Operador del Restaurante: nombre, correo, contraseña (almacenada cifrada), rol, organización, local y teléfono.
• Colaboradores del Operador: nombre, correo y rol (mesero, cajero, cocina).
• Clientes Finales del Restaurante (registrados por el Operador en el programa de fidelización): nombre, teléfono, correo (opcional), cumpleaños (opcional) y saldo de puntos.
• Datos transaccionales: pedidos, productos, valores, métodos de pago, fechas y horas, propinas, descuentos.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, fecha y hora de acceso, para fines de auditoría de seguridad.

3. Finalidades del Tratamiento

• Prestar el servicio de software Klave al Operador del Restaurante (gestión de mesas, menú, pedidos, cocina, cobros, inventario, clientes y reportes).
• Permitir la operación del programa de fidelización (puntos y recompensas) por parte del Operador.
• Generar reportes, análisis estadísticos y métricas para el Operador.
• Mantener la seguridad de la plataforma (auditoría, prevención de fraude, respuesta a incidentes).
• Cumplir obligaciones legales (contables, tributarias, requerimientos de autoridad competente).
• Enviar comunicaciones administrativas sobre el Servicio (actualizaciones, mantenimientos, alertas de seguridad).

4. Base legal del Tratamiento

El Tratamiento se realiza con base en (i) la autorización previa, expresa e informada del Titular, otorgada al registrarse y aceptar esta política; (ii) la ejecución del contrato de prestación del servicio entre Klave y el Operador; y (iii) el cumplimiento de obligaciones legales aplicables.

5. Derechos del Titular (artículo 8, Ley 1581 de 2012)

El Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos.

6. Procedimiento para ejercer derechos (Habeas Data)

El Titular puede ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo CORREO DE CONTACTO con asunto «Habeas Data», indicando:

• Nombre completo y documento de identidad.
• Solicitud específica (consulta, actualización, rectificación, supresión, revocatoria).
• Dirección física o electrónica para recibir respuesta.
• Documentos que soporten su solicitud, si aplica.

Plazos legales:

• Consultas: 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles más.
• Reclamos: 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más.

7. Encargados del Tratamiento

Klave utiliza los siguientes proveedores de servicios como Encargados del Tratamiento:

• Supabase Inc. — almacenamiento de la base de datos y servicios de autenticación. Infraestructura sobre Amazon Web Services. Servidores ubicados en Estados Unidos.
• Vercel Inc. — alojamiento y entrega de la aplicación. Servidores ubicados en Estados Unidos.
• GitHub, Inc. (Microsoft Corp.) — control de versiones del código fuente.

8. Transferencia y transmisión internacional de datos

Al utilizar los servicios mencionados en la sección anterior, los datos personales son almacenados y procesados fuera del territorio colombiano, principalmente en Estados Unidos de América. Esta transferencia se realiza con base en la autorización del Titular y bajo garantías contractuales de niveles de seguridad equivalentes a los exigidos por el ordenamiento jurídico colombiano (artículo 26, Ley 1581 de 2012; Circular Externa 002 de 2015 de la SIC).

9. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán mientras la cuenta del Operador esté activa, y hasta por un (1) año adicional contado a partir del cierre de la cuenta, salvo obligaciones legales de conservación (por ejemplo, información tributaria, que debe conservarse por diez (10) años según el Estatuto Tributario).

El Operador o el Titular pueden solicitar la eliminación anticipada en cualquier momento, sujeto a las obligaciones legales mencionadas.

10. Tratamiento de datos de Clientes Finales del Restaurante

Cuando un Operador registra a un Cliente Final en Klave (por ejemplo, en el programa de fidelización), el Operador es el Responsable principal del Tratamiento de esos datos y Klave actúa como Encargado. El Operador es responsable de contar con la autorización previa, expresa e informada de cada Cliente Final para registrar sus datos.

11. Medidas de seguridad

Klave implementa medidas técnicas, administrativas y humanas razonables:

• Cifrado de la información en tránsito mediante HTTPS / TLS.
• Contraseñas almacenadas con función de hash y sal, nunca en texto plano.
• Aislamiento de datos entre organizaciones mediante Row Level Security a nivel de base de datos.
• Control de acceso por rol (dueño, cajero, mesero, cocina).
• Registros de auditoría de operaciones críticas (creación, edición, eliminación, reversiones).
• Copias de seguridad periódicas de la base de datos.
• Tokens de sesión con expiración.

Ningún sistema es cien por ciento invulnerable. Klave no garantiza la inviolabilidad absoluta, pero adopta el estándar razonable de la industria.

12. Menores de edad

Klave no está dirigido a menores de 18 años. Si un Operador registra datos de un menor de edad (por ejemplo, un Cliente Final en el programa de fidelización), debe contar previamente con la autorización del representante legal del menor, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

13. Modificaciones

Klave podrá modificar esta política en cualquier momento. Las modificaciones se publicarán en esta misma dirección e indicarán la nueva fecha de actualización. El uso continuado de la plataforma constituye aceptación de las modificaciones.

14. Autoridad de control

En caso de incumplimiento de esta política o de la normativa de protección de datos, el Titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Delegatura para la Protección de Datos Personales. Sede principal: Carrera 13 No. 27-00, pisos 1 y 3, Bogotá D.C. www.sic.gov.co

15. Contacto

Para cualquier consulta o trámite relacionado con esta política:

• Correo: CORREO DE CONTACTO
• Dirección: DIRECCIÓN FÍSICA, CIUDAD, Colombia
• Teléfono: TELÉFONO